La plupart des entreprises ont utilisé une forme d’automatisation en libre-service pour remplacer un ou plusieurs processus répétitifs et exigeants en main-d’œuvre. La mise en œuvre de l’automatisation permet de réduire les coûts d’exploitation et de main-d’œuvre afin que les petites et moyennes entreprises puissent économiser des ressources et du temps, ce qui se traduit par des marges bénéficiaires plus importantes.
L’automatisation d’un ou de plusieurs flux de travail augmente l’efficacité et la productivité sur le lieu de travail, car l’utilisation d’un outil logiciel pour gérer et organiser de grandes quantités d’informations rationalise les opérations quotidiennes.
La mondialisation et l’utilisation de la technologie par les grandes organisations ont rendu beaucoup plus difficile pour les petites et moyennes entreprises de conserver un avantage concurrentiel si elles continuent à utiliser des processus manuels.
Bien qu’il puisse être coûteux d’automatiser les processus métiers, fonctionner de manière plus légère en automatisant les processus manuels en vaut largement le coût. Voici les principaux avantages de l’automatisation des processus métier manuels :
1. Augmente la productivité.
L’automatisation des processus robotiques effectue une tâche jusqu’à 70 % plus rapidement qu’une personne. En raison de cette augmentation de l’efficacité, les opérations quotidiennes sont beaucoup plus rationalisées.
Étant donné que les outils logiciels effectuent un travail méticuleux et exigeant en main-d’œuvre, l’organisation peut s’assurer que ses plus grands talents sont utilisés au mieux. Cela contribue à augmenter l’efficacité opérationnelle globale de l’organisation, ce qui contribue à une plus grande quantité de livrables, entraînant des marges bénéficiaires, plus importantes.
2. Améliore la communication.
Avant les outils d’automatisation des processus, les employés communiquaient principalement par le biais d’appels téléphoniques et de conversations. Les employés qui travaillaient pour une entreprise avec plusieurs unités commerciales et emplacements avaient beaucoup plus de difficulté à collaborer avec d’autres pour accomplir une tâche. De plus, les informations étaient facilement perdues ou volées, ce qui a contribué à une diminution de l’efficacité opérationnelle globale.
Les outils d’automatisation des flux de travail tels que les tableaux de bord utilisent une plate-forme qui affiche des informations en temps réel. Toute nouvelle entrée ou modification est immédiatement téléchargée dans le système, permettant à chacun de savoir exactement ce qui se passe à tout moment. En conséquence, il n’y a pas autant besoin d’appels téléphoniques ou de conversations pour collaborer à la résolution de problèmes.
3. Gain de temps et d’argent
La mise en œuvre de l’automatisation des processus métier permet à une organisation de passer du temps sur des éléments qui ajoutent une valeur financière mesurable. Parce que la productivité et l’efficacité augmentent, l’entreprise peut se concentrer sur l’innovation et la croissance plutôt que sur l’amélioration des flux de travail et des processus internes.
Les organisations peuvent perdre des milliers voire des millions par an en raison d’une erreur humaine. Les experts estiment qu’une entreprise de 1 100 000 employés perd environ 62,4 millions par an en raison d’erreurs simples et imprudentes. Bien que la technologie ne soit pas parfaite, l’utilisation d’une solution logicielle automatisée diminue considérablement le risque de commettre une erreur, ce qui entraîne une réduction des déchets et davantage de ressources à utiliser dans d’autres domaines.
4. Améliore la qualité.
Les processus automatisés standardisent les actions sur le lieu de travail. Il garantit que chaque tâche est effectuée de manière identique, minimisant ainsi le potentiel d’erreur humaine. En raison de cette cohérence et de l’absence de déviation, la qualité des livrables s’améliore considérablement, tout comme la satisfaction des clients. Il n’y aura pas autant besoin de gérer les plaintes des clients, les retours et autres problèmes.
Un autre avantage est qu’une cohérence améliorée facilite le développement de produits vedettes supplémentaires de haute qualité de manière opportune et rentable. En d’autres termes, lorsque les entreprises passent moins de temps à résoudre les goulots d’étranglement, à gérer le service client et à rationaliser les flux de travail, elles ont plus de temps pour innover et développer de nouveaux éléments.
5. Agrandir la visibilité
Les organisations peuvent utiliser un système logiciel d’automatisation d’entreprise tel qu’un tableau de bord pour augmenter la visibilité. Chaque membre de chaque unité commerciale peut visualiser et surveiller ses performances individuelles et celles de l’entreprise. L’équipe de direction peut développer un ensemble de KPI afin que chaque équipe sache exactement ce qu’elle doit faire pour atteindre les objectifs clés.
De nombreux tableaux de bord permettent même aux utilisateurs de visualiser les performances personnelles et d’évaluer les tâches à accomplir pour la journée. En conséquence, l’entreprise peut améliorer la gestion de projet, responsabiliser tout le monde et augmenter la productivité.
6. Améliorer l’efficacité de la gestion des tâches
Les parties prenantes impliquées dans n’importe quelle tâche peuvent accéder et gagner en visibilité sur l’ensemble du processus automatisé. Plutôt que d’utiliser des e-mails ou des appels téléphoniques pour contacter d’autres unités commerciales pour voir l’état d’un projet, les responsables peuvent simplement effectuer quelques clics pour obtenir les informations nécessaires.
De plus, les personnes autorisées peuvent recevoir des alertes et des rappels sur leurs téléphones/ordinateurs portables lorsqu’il y a une mise à jour ou un changement de statut dans le système. Cela évite que les informations ne se perdent tout en garantissant que tout le monde est sur la même longueur d’onde en même temps.