Votre entreprise entreprend-t-elle un projet de dématérialisation des documents ? Pour mener à bien votre démarche, il convient de bien s’informer sur les mentions obligatoires en vigueur. Cela concerne particulièrement les documents comptables comme les factures (factures clients ou fournisseurs). À cet effet, découvrez les mentions obligatoires d’une facture numérique.
Pourquoi passer aux factures électroniques pour son entreprise ?
Avant d’évoquer les mentions obligatoires des factures numériques, il convient de comprendre l’intérêt du format électronique.
Les factures électroniques, une obligation pour toutes les entreprises
Depuis le 1er janvier 2020, recevoir et émettre des factures électroniques est devenue une obligatoire pour les entreprises titulaires d’un marché public. Et à partir du 1er janvier 2024, ce sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. D’ailleurs, cette loi de finances vise principalement la lutte contre la fraude à la TVA, en plus de faciliter les déclarations. Autrement dit, pour mener à bien vos activités il faut numériser ou dématérialiser vos factures.
Aussi, n’attendez plus pour dématérialiser vos factures avec une solution de dématérialisation des documents.
Les factures électroniques, des avantages pour les entreprises
Outre l’obligation de recevoir et émettre les factures numériques, sachez que ce format présente aussi des avantages pour une entreprise. Parmi ces avantages, on cite la réduction des coûts de traitement des factures. En effet, les factures au format numérique permettent de supprimer des étapes de traitement et de faire des économies. À cela s’ajoutent la simplification des échanges (clients et fournisseurs) et la déclaration de la TVA en ligne.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture au format électronique ?
Éditer une facture n’est pas une tâche à prendre à la légère. Découvrez les mentions obligatoires d’une facture numérique.
Les mentions obligatoires classiques à toutes factures
Format papier ou format numérique, une facture possède à la fois une valeur comptable et fiscale. Pour cela, le document doit mentionner l’identité de l’entreprise (nom, siège, siren ou siret, etc.) et l’identité du client. Bien évidemment, il faut mentionner les services ou produits vendus avec les marques, les références, la quantité et le prix. Ajoutez à cela les dates comme la date d’émission de la facture, de l’opération commerciale et du paiement. Pour finir, il y a le numéro d’identification à la TVA et le numéro de bon de commande (s’il est établi).
Les mentions obligatoires particulières
Certains cas peuvent nécessiter des mentions particulières. C’est le cas lorsque le vendeur ou l’acheteur est membre d’une association. Dans ce cas précis, il faut ajouter une mention rappelant qu’un membre d’une association peut régler la facture par chèque et carte bancaire. On cite aussi la mention « TVA non applicable » pour un vendeur bénéficiant de la franchise en base de TVA. En dernier, il y a la mention « auto-liquidation TVA » si la TVA est déclarée par l’entreprise principale et non le sous-traitant.
Notez que pour une entreprise exerçant une activité artisanale, il faut mentionner les informations de l’assurance.
Les mentions spécifiques aux factures numériques
En plus des mentions classiques et particulières, une facture électronique doit présenter 3 types de garanties. Ce sont : l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité. Ceux-là garantissent que seules les personnes autorisées ont signé le document et qu’il n’a pas été modifié et est consultable facilement. Si la facture électronique ne présente pas ces garanties, elle n’a pas de valeur juridique. Pour éditer et sécuriser les factures électroniques, pratiquez l’EDI (échanges de données informatisées), la signature électronique et la PAF (piste d’audit fiable).
Remarque : les factures électroniques possèdent une durée de conservation de 10 ans. Pour assurer l’archivage, vous pouvez utiliser un logiciel de GED (Gestion électronique de documents) ou un SAE (système d’archivage électronique).