Tout le monde le sait ! Le transfert de bureaux est toujours une opération risquée qui ne peut en aucun cas être improvisée. Pour ce faire, vous devez pouvoir gérer le changement d’un point de vue commercial et opérationnel, mais surtout prendre en compte l’aspect social. C’est d’autant plus vrai lorsque votre société déménage hors de son secteur géographique. Ainsi, pour préparer vos collaborateurs, notamment vos salariés à ce transfert de bureaux, il vous convient, dans un premier temps, de les informer le plus tôt possible et de communiquer avec eux durant chaque étape préparatoire. Mais comment vous y prendre pour impliquer vos équipes lors de votre déménagement ?
Découvrez dans les lignes qui suivent comment préparer vos collaborateurs au changement qui se prépare avec le transfert de bureaux.
Le transfert de bureaux : un changement plus ou moins conséquent en dépit des circonstances
Nombreux sont les motifs qui pourraient conduire les entreprises à vouloir déménager : un besoin de place pour accueillir de nouveaux collaborateurs ou pour développer la production, la recherche d’un emplacement plus adapté, etc.
Selon la circonstance, la décision de déménager peut être plus ou moins facile à accepter par vos équipes. Ainsi, vous devez donc anticiper au maximum et préparer le personnel au transfert de bureaux le plus amont possible. En cas d’éloignement géographique de vos locaux, il est possible que vous soyez amené à gérer des ruptures de contrat de travail. Avant d’entreprendre les démarches, par exemple faire appel à un déménageur professionnel comme https://www.organidem.fr, vous devez bien peser le pour et le contre. Dans tous les cas, consultez votre comité social et économique.
Pourquoi consulter le Comité Social et Économique de l’entreprise ?
Comme tous les projets qui impactent les conditions de travail des salariés, un transfert de bureaux doit être porté à la connaissance du Comité Social et Économique de l’entreprise. Pour les membres du CSE, cela leur permet de :
- Pouvoir donner leur avis sur le transfert de bureaux
- Prévenir les conséquences sur le personnel, notamment en termes de mobilité
- S’assurer que les futurs locaux soient conformes aux règles d’aménagement des espaces de travail
Pour éviter d’avoir à gérer un conflit social, il est également nécessaire de consulter l’avis du CSE sur le projet de transfert de bureaux avant toute prise de décision. La participation du CSE à la recherche et au choix de vos futurs locaux est très souhaitable. Cela permettra de faciliter les démarches et l’adhésion de votre personnel au projet.
Préparation de vos équipes au transfert de bureaux
Une fois que vous avez pris la décision de déménager et que vous avez trouvé vos locaux, vous devez désormais chercher à obtenir l’adhésion des collaborateurs. Cela passe, en effet, par une bonne communication, une implication des équipes dans les choix de l’entreprise et une organisation précise accompagnée de consignes claires pour faciliter la coordination des opérations.
Communiquer durant chaque étape de préparation et mise en œuvre du transfert de bureaux
Un transfert de bureaux peut être perçu par certains salariés comme une menace. Des sujets problématiques se posent ainsi :
- La distance entre leur logement et les nouveaux locaux
- La possibilité d’exercer son activité en télétravail ou non
A cet effet, tout projet de transfert de bureaux doit être issu d’un plan de communication spécifique à destination de vos salariés. En fait, plus votre personnel sera mis au courant en amont, plus vous aurez plus de chances d’obtenir sa participation et d’identifier d’éventuels problèmes. Pour cela, commencez par identifier les risques psychosociaux de votre projet et argumenter pour relativiser les conséquences ou trouver des solutions. Ici, vous devez vous préparer aux objections et vous montrer compréhensif en proposant des solutions pour répondre aux inquiétudes.
Impliquer vos salariés dans votre projet de transfert de bureaux
Pour engager votre personnel, il est recommandé de :
- Organiser des visites de chantier dès l’acquisition des nouveaux locaux, mais aussi pendant les travaux d’aménagement
- Mettre en place des boîtes à idées et des votes concernant un élément du projet qui touche les salariés
- Prévoir des événements de présentation du projet de transfert de bureaux et un pot d’accueil dans les nouveaux locaux après l’emménagement.